Uniek in z’n soort: veilingplatform voor 100% procesautomatisering

Meerdere innovatieve portalen voor kopers, inzenders en medewerkers. Gekoppeld aan 1 gloednieuw en centraal bronsysteem.

Bij Veilinghuis de Ruiter kan je terecht voor echt mooie objecten. Van zeldzame klassiekers tot zeer exclusieve topstukken. Via de lokale, nationale en internationale klantenkring vinden jaarlijks tienduizenden geveilde voorwerpen hun weg naar hun nieuwe eigenaar. In het veilinghuis proef je die sfeer van een traditionele veiling, compleet ondersteund met de modernste IT, zoals de realtime online veiling.

Van papierwerk, Excels en handmatige facturatie…

Het proces die een object – in vaktermen een kavel – doorloopt is omvangrijk. Van de intake tot het laatste stukje van het verzendproces bestaat uit meer 100+ administratieve processtappen. In de oorspronkelijke werkwijze werden veel objectgegevens op papier geregistreerd, krabbelden de inzenders ergens een handtekening voor akkoord en ging het samenstellen van collecties in de veiling via ingewikkelde Excel bestanden. Ook het omvangrijk proces van de facturatie van de verkopers en inzenders ging grotendeels handmatig.

…naar 1 centraal online platform

Veilinghuis de Ruiter wist dat dit beter kon en droomde van de ideale situatie. Ze hebben de ambitie om niet alleen offline maar ook online marktleider te worden, en vroegen T100 om hierin mee te denken en een samenwerking aan te gaan. Met elkaar werkten we de businesscase uit en maakten we de routekaart naar de droom IT-omgeving:

Eén centraal platform.
Waarbij een object vanaf de intake een vastomlijnde flow het hele proces stap voor stap doorloopt.

Meerdere portalen, 1 bronsysteem

Hier zijn inmiddels meerdere innovatieve portalen uit voortgekomen, gekoppeld aan 1 gloednieuw en centraal bronsysteem. Zowel de kopers als verkopers, de medewerkers voor taxatie, logistiek en administratie. Ieder gebruikerstype heeft z’n eigen aandeel in de procesflow via de daarvoor toegankelijk gemaakte portalen.

Inzicht in data door sturen op cijfers

Met een vergaande filterfunctionaliteit kunnen er snel slimme selecties worden gemaakt, zodat je altijd realtime zicht hebt op de werkelijkheid. Op bijvoorbeeld de vraag ‘voor hoeveel objecten moeten we de studiofotografie voor de komende veiling nog doen?’ heb je met 1 klik antwoord. Of het gegeven ‘hoeveel % van de kopers moeten nog betalen?’ zie je realtime in grafieken voorkomen. En door exact te weten ‘hoeveel objecten moeten door de logistieke afdeling nog worden verwerkt vandaag?’ kan bezetting van een afdeling heel nauwkeurig ingeschat worden.

Succesvol en stabiel

Inmiddels zijn we 2 jaar geleden begonnen aan een nauwe samenwerking met gecombineerde teams van T100 en Veilinghuis de Ruiter. En staat er een stevig platform wat zichzelf al bewezen heeft met meerdere succesvolle veilingen achter de rug en tienduizenden objecten -paperless- heeft afgehandeld.

Op naar de toekomst!

In vastomlijnde periodes worden er nieuwe trajecten voor doorontwikkeling opgezet en gaan we samen weer voor het ultieme doel: Veilinghuis de Ruiter marktleider maken in digitale afhandeling van veilingen. Gezamenlijk bouwen we steeds meer nieuwe features om hiermee de kopers, verkopers en alle soorten medewerkers beter te kunnen bedienen. Op naar een digitale toekomst!