Van tijdrovende spreadsheets naar alles-in-één rooster-app

Hoe houd je de roosterplanning overzichtelijk en flexibel met meer dan 100 medewerkers en 200 vrijwilligers, verspreid over meerdere locaties?

Complexe roosters in Excel

Rozet is dé culturele hotspot in Arnhem! In een schitterend complex in de historische binnenstad van Arnhem is de bibliotheek, het kunstbedrijf, het Erfgoed Centrum, horeca en nog veel meer te vinden. Elk jaar weten 1 miljoen mensen de weg naar Rozet te vinden!

Al deze dienstverlening wordt gefaciliteerd door meer dan 100 medewerkers en 200 vrijwilligers, over meerdere Rozet locaties. Om iedereen goed in te roosteren was er een complex Excel bestand opgezet met daarin de overkoepelende planning van Rozet én de detailroosters per medewerker.

In het opstellen en wijzigen van dit 3-wekelijkse rooster ging dagen werk zitten. Ad-hoc wijzigingen doorvoeren was bijna onmogelijk. Dat kon beter!

Dat het roostersysteem anders moest was duidelijk, Rozet stelde dan ook als prioriteit om dit gehele proces te automatiseren. Bestaande roostersystemen bleken niet toereikend. Omdat niet alle gewenste functionaliteiten aanwezig waren, werd het beheer hierdoor alleen maar complexer en tijdrovender.

Visualiseren van de droomsituatie

T100 is samen met Rozet de casus ingedoken. Allereerst onderzochten we de complexiteit van de huidige processen en de pijnpunten van de bestaande software. Vervolgens zijn we vanuit een aantal kernvragen gestart met het visualiseren van de droomsituatie. Door middel van overzichtelijke flows en mock-ups van de voor- én achterkant van het systeem is samen met de gebruikers de inrichting en functionaliteit uitgewerkt.

Een intelligent en gebruiksvriendelijk roostersysteem

Nadat de uitwerking van de visualisaties enthousiast werd ontvangen door de beheerders en gebruikers is T100 gaan bouwen aan het systeem. Via ‘drag-en-drop’ stelt de roosteraar visuele templates samen, waarop de benodigde bezetting wordt vastgesteld. Omdat het systeem weet wanneer medewerkers en vrijwilligers beschikbaar zijn, kan de template vervolgens automatisch worden ‘volgepland’. De roosteraar hoeft het voorstel enkel te controleren.

Software die met de gebruiker meedenkt

Om menselijke fouten zoveel als mogelijk uit te sluiten is de software zo intelligent mogelijk gemaakt. Zo wordt bij inplannen van personeel rekening gehouden met contracturen en afwisseling, en doet het systeem automatische voorstellen bij uitval en ziekte. Dit alles om de roosteraar zo ver mogelijk op weg te helpen.

Medewerkers in-control

Ook voor medewerkers is het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk ingericht. Via een eigen mobiele weergave hebben medewerkers altijd inzage in hun eigen actuele rooster. Ook wordt getoond welke andere collega’s die dag aanwezig zijn. Wanneer door last-minute uitval ruimte in het rooster ontstaat, kan de roostermaker deze ruimte beschikbaar stellen voor open inschrijving. Medewerkers ontvangen een push-notificatie en kunnen zichtzelf inplannen. Waar voorheen intensief telefonisch contact noodzakelijk was, kan nu met 1 druk op de knop het rooster weer compleet worden gemaakt!

De kracht van innovatie

Door de automatisering heeft de gebruikers nauwelijks meer omkijken naar het proces. Het is een vloeiend geheel met minimale menselijke inspanningen. Daardoor blijft de focus van Rozet waar die hoort: bij de Arnhemmers. Op de achtergrond verzorgt T100 onderhoud en support, waarbij verbeteringen en continue aanpassingen op basis van veranderende klantbehoeften centraal staan.

Ook benieuwd hoe slimme software uw digitale business kan versnellen? Neem contact op met T100!